提到开会,很多人会产生“麻烦”“浪费时间”“无聊”“没有意义”的感觉。在你的会议和洽谈中,也有这样的事吗?“为了什么开会?很多人并不清楚……” “我实在不擅长在会议上掌控局面……” “会议总是朝着没有目的的方向乱跑……” “虽然做出了决断,但感觉没有得到认同。” “决议阶段总是以单方面的交流结束……” “会议结束之后并没有什么改变……”
针对这些会议中的问题,本书提供了具体的马上就能实践的解决方案。希望帮助读者实现在会议上,充分分享了会议的目的和目标之后,能够有效地引出与会者的意见和想法,在会议时间内,达成令大家信服、认同的决议和执行方案,并得到落实。
第 1 章 为什么你的会议冗长且无效?
01 你的会议是 0 效果吗?(只开会+无决议=0;有决议+不执行;有执行+无跟踪)
02 导致会议冗长且无效的 4 个问题
03 这次的会议真的需要开吗?
04 会议中只是进行信息共享吗?(会议不是信息共享,而是决策)
05 会议的决策权明确吗?
06 一定要达到 100%满意才形成决议吗?
07 例行会议只是例行公事吗?
08 会议的结果明确且得到落实了吗?
第 2 章 高效会议的 8 个基本动作
01 确定会议议题和议程(主办者决定议题,制定不得不做的会议结构)
02 明确会议结束的条件(明确会议要达成的结果)
03 做好会议时间的分配
04 使讨论的内容可视化(图表、白板、PPT、视频)
05 提出自己的主张(提案的构成)
06 促进会议中的对话
07 回顾会议目标并形成决议
08 会议后“跟踪”决议的执行情况
第 3 章 会议前的 9 项准备工作
01 检查会议议题是否有内容(最好只有一个主题。4 个方法确认)
02 选择必要的与会人员
03 准备会议的内容和资料(提前和与会人员进行沟通,最好达成共识,并制成简报,分发给与会人员。原则上简报要由 13 个字以内的分条内容构成。)
04 敲定会议时间
05 敲定会议场所并提前布置(预约会议室、设备准备、座次安排)
06 设计合理的会议流程
07 明确会议注意事项
08 至少提前 24 小时发布会议通知(不要采用本地共享和邮件附件的形式)
09 会前 5 分钟全面检查(会前检查清单)
第 4 章 会议中的 12 个运营策略
01 迟到的人不要等!按时开始吧
02 开始 30 秒就设定终点
03 分解会议主题,提高“决策速度”
04 按照步骤推进会议进程
05 把计时的工作交给专人
06 尽量让每个与会者都发言
07 贯彻逻辑性的讨论:结论+根据
08 区分意见的 3 个回应策略(明白、可以、做不到)
9 彻底讨论“不行”的意见
10 尽量排除“复杂的决定”
11 按预定时间结束会议
12 会议中就要做好会议记录
第 5 章 促进讨论的 10 个对话技巧
01 讨论开始时如何破冰
02 营造愉快的讨论氛围
03 打开对话的 3 大原则(不否定、不断地说、以他人的意见为基础)
04 集中以意见进行讨论(不以赞成和反对进行讨论:对这个意见有什么看法?还有其他意见吗)
05 调控与会议主题无关的讨论
06 让所有人的意见可视化
07 促进 20 多岁的人发言的技巧
08 促进 30 多岁的人发言的技巧
9 促进 40 多岁的人发言的技巧
10 促进 50 多岁的人发言的技巧
第 6 章 快速形成决议的 9 个决策技巧
01 所谓好的决策就是快速的决策
02 掌握自己的“决策权限”
03 对会议中的意见进行断舍离(整理一下刚才提出的意见怎么样?)
04 不受“谁说的”影响
05 不要为了抢时间而仓促决策(到会议结束时间还未决策的应对策略:提问、思考、决议“那么,怎么办呢?”)
06 提高共鸣和干劲的决策技巧(建立信赖,准备一个视觉图)
07 形成会议决策的三大要点
08 决议=结论+下一步行动计划
09 3 分钟的总结仪式
第 7 章 会议后的 7 个执行策略
01 制作“让人行动的会议记录” (避免沟通漏斗,SMART 原则)
02 会议记录一定要当天发放
03 提高缺席者执行力的方法
04 提高执行力的“进度管理”方法
05 执行中“跟踪”行动,
06 定期反馈,及时修正决策问题
07 执行到底的决心
第 8 章 如何召开 30 分钟的例会
01 为什么一定要开例会?(例会的 5 个要点)
02 例会原则上应该控制在 30 分钟
03 彻底贯彻会前提交议题
04 明确此次会议要“决定什么”
05 例会的决议一定要包含“下一步”
06 “确认进度”的注意事项
第 9 章 如何召开 15 分钟的问题解决会
01 为什么要开 15 分钟的会议?(人的注意力最大限度只能集中 15 分钟)
02 从针对主题的“提问”和“提案”开始
03 交替进行“提问+回答”
04 在“问题解决会”上不要“否定”
05 讨论面向“同一方向”进行